Dans le souci de faciliter le travail de son secrétariat central, le ministère des Mines et de la Géologie a mis en place une plateforme dénommée “Gestion Électronique des Courriers(GEC): gec.mines.gov.gn/en/ajout-de-courrier-public“. Pour la vulgarisation de cet outil qui permet la dématérialisation, le département a conféré avec la Presse ce vendredi 02 juin 2023.
Devant la Presse, Bachir Camara, secrétaire général du ministère des Mines et de la Géologie a dit que la GEC qui n’est pas une nouvelle plateforme permet d’archiver l’ensemble des documents.
“Elle existait avant nous. À notre arrivée, on a fait un diagnostic de la plateforme. On a trouvé qu’il y a des améliorations nécessaires afin de rendre notre travail plus efficace au sein du ministère des Mines et de la géologie mais aussi donner la possibilité à nos partenaires qui viennent nous rencontrer tous les jours de communiquer avec nous sans se déplacer. Il est important de retenir que cette plateforme permet de faire beaucoup de choses. Mais pourquoi on a dit qu’il faut cette plateforme? Pourquoi la conception du transport de documents entre nous et nos partenaires depuis chez eux? Cette année, dans la lettre de mission du premier ministre, nous serons évalués sur notre capacité à bien réceptionner les clients. Ceux qui viennent chez nous, doivent nous évaluer pour savoir s’ils sont bien reçus chez nous. C’est-à-dire notre façon de les accueillir au sein du ministère des Mines“, a-t-il expliqué.
Poursuivant ses explications, il a fait savoir que l’une des façons pour augmenter l’accueil envers les partenaires, c’est de mettre en place des dispositifs leur permettant d’être en contact virtuellement avec le département.
“Moins les personnes viendraient au sein du ministère, moins, on aura un problème de dialogue, de communication. C’est un outil qui permettra d’augmenter notre capacité d’accueil de ces personnes. Avec cet outil, peu de personnes diront que leurs courriers sont perdus ou ne sont pas arrivés à destination. On va essayer d’éliminer ce problème qui existait. A partir du moment où leur dossier est dans le système et que nous l’avons touché, ils recevront automatiquement un e-mail confirmant que nous avons reçu le courrier. Les traces vont rester dans le système. Ce n’est plus de traces de papiers mais de traces électroniques. Ça permet de dématérialiser et on va utiliser moins de papiers entre nous et nos partenaires“, a-t-il indiqué.
Selon lui, au-delà de tout ça, aujourd’hui, avec cette plateforme, le ministère des Mines et de la Géologie est capable de s’assurer directement que les documents qui arrivent sont électroniquement archivés.
“On aura plus de problème à dire où sont les documents de 2022, 2021,2023,… Cette plateforme nous permet vraiment d’archiver toute cette documentation. Donc, c’est une amélioration continue de ce qu’on a trouvé. Ça permet également de faciliter le travail du secrétariat central en termes de gestion, de rencontres. On a en moyenne environ 50 courriers qui arrivent par jour. Tout ceci peut nous aider de loin et nous permettre d’avancer. Que les partenaires et l’ensemble des populations sachent que désormais, il y a cet outil qui va servir d’interface entre nous. Cet outil est plus rassurant que des personnes qui transportent des courriers ici. On rentre en saison de pluie. S’il y a une journée pluvieuse alors que vous avez un courrier urgent à déposer, il suffit juste d’aller sur la plateforme avec ce lien: gec.mines.gov.gn/en/ajout-de-courrier-public“, a-t-il renchéri.
Prenant la parole, Fanta Condé, chef service du secrétariat central du département des Mines et de la Géologie a commencé par rappeler que cette plateforme existe dans ce ministère depuis 2017.
“Cette plateforme a permis d’améliorer la circulation des courriers. Notre département est l’un des premiers à instaurer cet outil. Depuis l’installation de cette plateforme, le travail est vraiment facile au secrétariat central. Avant, les gens se plaignaient de la perte de leurs courriers ou du retard dans le traitement des documents. Aujourd’hui, ce problème est résolu parce qu’en 5 minutes, le courrier est traité. La GEC est un outil fiable, rapide. Avec ça, il y a une traçabilité des courriers. Ceci aboutit à l’archivage des courriers. Nous attribuons un numéro à chaque courrier qui vient. Pour le retrouver, il suffit juste d’introduire le numéro”, a-t-elle fait savoir.
Mamadou Aliou Barry pour guinee114.com
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